Kontierungsstempel erstellen

Der Kontierungsstempel ist auch unter der Bezeichnung Buchungsstempel bekannt. Die Konfiguration der Stempelplatte erinnert sehr an ein Formular. Die Inhalte des Aufdrucks erlauben es, einzelne Felder handschriftlich auszufüllen. Im Rahmen der Verwendung innerhalb eines Unternehmens, lässt sich der Stempel zur Nachverfolgung von Ausgaben verwenden. Da die Aufgabengebiete einzelner Unternehmen voneinander abweichen, existieren nur grobe Richtlinien, die den Entwurf eines Kontierungsstempel erleichtern sollen. Diese Richtlinien sind keine bindenden Vorgaben, da die Inhalte der Stempelplatte stark vom Bedarf und den Anforderungen des Zwecks abhängig sind. Die Stempelplatte ist dadurch bedingt frei konfigurierbar.

Erstellung des Kontierungsstempel

Ein Kontierungsstempel kann unterschiedliche Inhalte besitzen. Die Art der Inhalte ist von geforderten Buchungsdaten abhängig. Es geht in erster Linie darum, auf schnelle und unkomplizierte Art, wichtige Informationen für den Buchungsvorgang kompakt zusammen zu fassen, damit diese ohne viel Aufwand ins Buchungssystem eingepflegt werden können. Um ordnungsgemäße Buchungen zu realisieren, sollten Inhalte des Stempels etwa Folgendes beinhalten:

  • Belegnummer, wichtig bei Bestellungen
  • Sach- oder Vorgangsnummer
  • Abrechnungs-Objekt (Kostenstelle/ Projekte)
  • Abrechnungs-Objekt (Kostenträger)
  • evtl. Angaben zur Inventarisierung
  • Rufnummer zur Klärung von Rückfragen
  • Datum und Unterschrift

Die Verwendung eines Kontierungsstempel ermöglicht einen sauberen und transparenten Buchungsverlauf. Die kompakte Zusammenfassung von wichtigen Buchungsinformationen gewährleistet eine zügige Abwicklung. Das bedeutet auch für die Sachbearbeiter einen deutlich niedrigeren Arbeitsaufwand, da das mühselige Blättern, in den Unterlagen, durch die Verwendung des Buchungsstempel in den meisten Fällen komplett entfällt. Der Sachbearbeiter erhält alle relevanten Informationen auf einen Blick und muss diese nur eingeben. Danach gilt der Vorgang, zumindest in Bezug auf die entsprechende Akte, schon als abgeschlossen und sie kann an die nächste Stelle weiter gereicht werden.

Unterschiedliche Ausführungen

Das Prinzip des Kontierungsstempels ist grundsätzlich gleich. Lediglich die Inhalte auf dem Klischee können sich deutlich unterscheiden. Nicht nur hinsichtlich der Art der Angaben, sondern auch im Bereich des Umfangs der Angaben. Dies kann sich unter Umständen auf die Größe des Buchungsstempel auswirken. Darüber hinaus können auch unterschiedliche Modelle des Stempels zur Anwendung kommen. Es können Stempel aus Holz sein, der Kontierungsstempel kann von einem Stempelautomaten verkörpert werden oder er besteht einfach aus Kunststoff. Diese Eigenschaften können variieren, das Prinzip bleibt jedoch immer gleich. Ist ein Kontierungsstempel erst einmal entworfen, lassen sich Inhalte nicht mehr verändern. Dies kann nur dadurch umgangen werden, indem ein Stempelmodell verwendet wird, welches den Wechsel der Stempelplatte ermöglicht. Solche Stempel sind in unterschiedlichen Ausführungen erhältlich und bieten die Möglichkeit, dass ein Stempelkörper für unterschiedliche Aufgaben verwendet werden kann.

Interne Verweise

Kontierungsstempel | Was ist ein Kontierungsstempel | Kontierungsstempel richtig ausfüllen


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