Kontierungsstempel richtig ausfüllen

Um wiederkehrende Aufgaben zügig bearbeiten zu können, werden in Unternehmen häufig Stempel eingesetzt. Die Gestaltung der Stempel ist vom Zweck abhängig. Stempel können, entsprechend dem Zweck, ganz individuell angefertigt werden. Hierbei können nicht nur spezielle Anforderungen hinsichtlich der Inhalte berücksichtigt werden. Es kann die Größe des Stempels, das Material aus welchem der Stempel gefertigt wird sowie das Modell des Stempels gewählt werden. Letztlich kann die Größe auch entsprechend der Inhalte auf der Stempelplatte gewählt werden. Ist die Stempelplatte jedoch erst einmal produziert, sind keine Änderungen an den Inhalten mehr möglich. Daher sollten speziell bei einem Kontierungsstempel die Inhalte des späteren Drucks ausführlich geplant werden.

Hohe Transparenz

Ein Kontierungsstempel dient einem sauberen Zahlungs- und Buchungsablauf. Mit nur einem Handgriff kann eine Art „Formular“ auf jede Art von Unterlagen aufgedruckt werden. Dieses Formular ermöglicht eine ordentliche Erfassung von Informationen, die für die Buchhaltung von hoher Relevanz sind. Die Felder, welche zum Ausfüllen gedacht sind, ähneln inhaltlich den folgenden Beispielen:

  • Sachnummer
  • Rufnummer, für eventuelle Rückfragen
  • Belegnummer
  • Artikel-Objekt, Kostenstelle/ Projekte
  • Artikel-Objekt, Kostenträger
  • Datum
  • Unterschrift eines Zeichnungsbefugten

Die Inhalte der Stempelplatte können während der Planung des Stempels individuell dem Zweck angepasst werden. Eine nachträgliche Änderung der Inhalte ist aus technischen Gründen ausgeschlossen. Bei verschiedenen Stempelmodellen besteht jedoch die Möglichkeit, das Klischee zu wechseln. Auf diese Weise kann ein Stempelkörper für verschiedene Zwecke verwendet werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass alle Stempelplatten über eine identische Größe verfügen.

Ausfüllen des Formulars

Der Kontierungsstempel druckt mit einem Handgriff eine Art Formular auf die entsprechenden Unterlagen. Hierbei geht es nicht nur darum, dass mit diesem Aufdruck der Eingang bestätigt wird, sondern Informationen gesammelt werden, die für die spätere Bearbeitung notwendig sind. Die benötigten Daten sollten in jedem Fall gewissenhaft eingetragen werden. Es geht in den meisten Fällen um Daten, die für die Buchhaltung notwendig sind. Die auszufüllenden Felder des Drucks eines Kontierungsstempels sollten generell alle ausgefüllt werden, sofern dies möglich ist. Liegen benötigte Daten nicht vor, sollte der entsprechende Vorgesetzte informiert werden. Fehlen Daten in den entsprechenden Feldern, kann dies auch bei der späteren Bearbeitung zu Problemen führen. Der Stempel erleichtert nicht nur die Datenerfassung der Buchhaltung, sondern die gesamte Buchhaltung und der damit verbundene Zahlungsverkehr wird mit der Nutzung eines Kontierungsstempel deutlich transparenter. Für jeden werden Zusammenhänge um ein Vielfaches nachvollziehbarer. Aus diesem Grund ist es notwendig, dass möglichst alle Felder ausgefüllt werden, die durch den Buchungsstempel aufgedruckt wurden. Lücken sorgen für Rückfragen und diese unterbrechen den zügigen Arbeitsablauf.

Interne Verweise

Kontierungsstempel | Was ist ein Kontierungsstempel | Kontierungsstempel erstellen


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