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Wer darf ein Dienstsiegel führen?

Das Dienstsiegel muss verschiedene gesetzliche Kriterien erfüllen, um den Status eines Dienstsiegels zu erhalten. Darüber hinaus ist auch gesetzlich geregelt, wer ein so genanntes Dienstsiegel führen darf. Das Siegel hat eine höchst offizielle Funktion, die diese gesetzlichen Auflagen rechtfertigen. Das Aufbringen eines Dienstsiegels ist eine Art Legitimation von behördlicher oder amtlicher Seite. Wird ein Dokument mit einem Siegel versehen, ist das Dokument nicht nur offiziell, es besitzt nun auch eine unzweifelhafte Gültigkeit. In diesem Zusammenhang wird auch oftmals von einem Echtheits- oder Hoheitszeugnis gesprochen, welches die Dokumente durch das Siegel erhalten. Aus diesem Grund dürfen diese Siegel auch nicht von jeder beliebigen Person verwendet oder angewendet werden.

Gesetzliche Regelung zur Legitimation

Die Siegelberechtigung oder die Legitimation zur Siegelführung werden durch die § 33 Abs. 3 Nr. 4 VwVfG und § 39 BeurkG geregelt. Darin wird Bezug auf die Tätigkeit als Notar genommen und auch die Berechtigung zum Führen eines Dienstsiegels im Rahmen behördlicher Beglaubigungen festgelegt. Da Behörden und Ämter oftmals mit der Beglaubigung von Kopien in Berührung kommen, werden auch in diesen Bereichen häufig Dienstsiegel angewendet, welche die Echtheit der Kopie bezeugen. Diese Beglaubigung kann natürlich nur dann vorgenommen werden, wenn das entsprechende Original der Behörde vorliegt. Eine beglaubigte Kopie kann somit nicht als Echtheitsvorlage verwendet werden, wenn diese nochmals kopiert und beglaubigt werden muss. Darüber hinaus werden jedoch durch den § 1 Abs. 1 Nr. 1 VwVfG weitere Behörden als siegelführend betrachtet. Zusätzlich gelten die folgenden Stellen als siegelbefugt:

  • Kreis- und Landkeisverwaltungen
  • Gemeindeverwaltungen
  • Polizeidienststellen
  • Offizielle Behörden
  • Verwaltungsbehörden
  • Gerichte
  • teilweise öffentlich-rechtliche Sparkassen
  • Kirchen mit öffentlich-rechtlicher Organisation
  • Gemeinden
  • Gerichtsvorsteher

Das Ersuchen einer Vollstreckung wird erst mit dem amtlichen Dienstsiegel zu einem offiziellen Vorgang. Aus diesem Grund verfügen auch Gerichtsvollzieher über eine Siegelberechtigung, die es ihnen erlaubt, das Dienstsiegel zu führen und anzuwenden.

Kein Gültigkeitsverlust

Dokumente die kein Dienstsiegel hinzugefügt bekamen, sind trotzdem nicht ungültig. Obwohl das Siegel ein wichtiger Bestandteil des Verwaltungsaktes ist, ist zu beachten, dass die Anbringung eines Dienstsiegels nur zur offiziellen Legitimation beiträgt. Die Rechtskräftigkeit bleibt hiervon komplett unberührt. In der heutigen Zeit können die Siegel von dem klassischen Dienstsiegel abweichen. Hinsichtlich der Funktion hat dies jedoch keinerlei Einfluss. Doch auch in den offiziellen Stellen hat die Digitalisierung Einzug erhalten, sodass verschiedene Vorgänge mit dem Computer erledigt werden. Ein Dienstsiegel kann mittlerweile elektronisch aufgedruckt werden und verfügt über den gleichen Umfang wie das klassische Siegel.

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Dienstsiegel Aufbewahrung - Dienstsiegelordnung, Bundessiegel


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