Dienstsiegel Aufbewahrung - Dienstsiegelordnung

Stempel sind unter normalen Umständen für jeden erhältlich und können nach Wunsch, ganz individuell gestaltet werden. Abhängig davon, ob es sich um einen Stempel mit der privaten Anschrift handelt oder um einen Stempel mit den Kontaktdaten des Unternehmens, kann beispielsweise auch ein Firmenlogo in das Klischee des Stempels integriert werden. Ganz anders verhält es sich bei einem Dienstsiegel. Dies unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben, die sich nicht nur auf die Gestaltung des Siegels, sondern auch auf die Nutzung dessen beziehen. Um ein Dienstsiegel verwenden oder führen zu dürfen, muss eine Bescheinigung vorliegen, welche die Berechtigung zur Siegelführung ausweist.

Richtlinien zur Aufbewahrung

Seitens des Innenministeriums erfolgte am 17. 03. 1992 ein Runderlass, welcher sich an sämtliche Landesregierungsbehörden und nachgeordneten Behörden richtete. In diesem Erlass mit dem Zeichen II 210 -113.034-92 finden sich verschiedene Vorgaben, wie mit Verlust, Aufbewahrung und Führung des Dienstsiegel umgegangen werden sollte. Darüber hinaus erstrecken sich die Richtlinien auch über Anzahl der Siegel, welche angeschafft werden. Dies findet aus dem Grund besondere Beachtung, da gleichzeitig der reibungslose Ablauf in den entsprechenden Behörden nicht eingeschränkt werden soll. Im Abschnitt 6 des Runderlass finden sich Regeln, die sich auf die sichere Aufbewahrung von Dienstsiegeln beziehen. Explizit wird darauf hingewiesen, dass das Dienstsiegel bei einer siegelberechtigten Person befindet. Sie hat dafür Sorge zu tragen, dass das Siegel für Unbefugte unzugänglich ist. Entsprechend Punkt 6.2 hat die Aufbewahrung des Dienstsiegel in einem Stahlblech- oder Panzerschrank zu erfolgen. Ist eine Sicherung dieser Art Schränken vor Ort nicht realisierbar, kann die Unterbringung des Dienstsiegels auch in einer Schreibtischschublade erfolgen, sofern diese über ein geeignetes Sicherheitsschloss verfügt.

Ordnungsgemäße Verwendung

Der Runderlass beinhaltet ebenfalls eine Aufzählung aller Personen, welche zur Führung des Dienstsiegels ermächtigt werden können. Diese finden sich unter Punkt 5.1. Nach Abschnitt 6.3 handelt es sich bei den ermächtigten Personen um Verantwortungsträger, welche sich für die ordnungsgemäße Verwendung des Stempels verantwortlich zeigen. Darüber hinaus tragen sie auch dafür Sorge, dass das Siegel vorschriftsgemäß aufbewahrt wird. Unter Abschnitt 7 wird auf Konsequenzen eingegangen, welche im Falle eines Verlusts drohen, sollte dieser durch unsachgemäße Handlungen herbeigeführt oder begünstigt worden sein. Sollte die Schuldfrage geklärt werden und der siegelberechtigten Person für den Verlust verantwortlich sein, haftet diese für alle aus dem Verlust resultierenden Schäden. Eine Siegelberechtigung ist damit an strenge Vorgaben gebunden, die mit einer hohen Verantwortung verbunden ist. Die Richtlinien sind genau zu beachten und der Umgang mit dem Dienstsiegel sollte grundsätzlich gewissenhaft erfolgen, da unsachgemäße Handlungen auch zu persönlichen und empfindlichen Konsequenzen führen können.

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