Wareneingangsstempel

Vielerorts müssen eingehende Lieferungen kontrolliert und mit einem Wareneingangsstempel versehen werden. Dies ist beispielsweise in der Lebensmittelbranche der Fall. Hier gilt es beispielsweise nachzuvollziehen, ob die Kühlkette eingehalten und in welchem Zustand sich der Kühlraum des Fahrzeuges befand. Aber auch in anderen Bereichen muss eine Dokumentation erfolgen.

Aufbau

Wareneingangsstempel sind sowohl als Holzstempel als auch als Selbstfärbestempel erhältlich. Werden tagtäglich Lieferungen im größeren Stil kontrolliert, ist es sicher von Vorteil, Selbstfärbestempel mit integriertem Stempelkissen einzusetzen. Der Wareneingang selbst wird unter anderem auf der Rechnung oder dem Lieferschein quittiert. Liegt eine Beschädigung der Verpackung vor, so wird diese ebenfalls in dem dafür vorgesehenen Feld des Stempels oder separat notiert.

Welche Angaben enthält ein Wareneingangsstempel?

Hier kommt es unter anderem auf den Einsatzbereich an. Manche Unternehmen verwenden Wareneingangsstempel, die nur den Begriff „Eingang“ sowie das Datum anzeigen und eventuell noch ein Feld für weitere Eintragungen und das Namenskürzel des Mitarbeiters bieten. Andernorts muss die Wareneingangskontrolle wesentlich umfangreicher erfolgen und auch nachgewiesen werden. Folgende Vermerke kann ein Wareneingangsstempel enthalten, die dann entsprechend mit „Ja“ oder „Nein“ anzukreuzen sind:

  • Ware vollständig,
  • Beschädigung der Verpackung,
  • Beschädigung der Ware,
  • Unter Vorbehalt,
  • Dokumentation vollständig,
  • Qualitätskontrolle,
  • Gebucht von ... am ... (mit Platz für das Namenskürzel und die Datumsanzeige),
  • Menge,
  • Identität,
  • Offensichtliche Mängel,
  • Kfz-Kennzeichen und Spedition des Fahrers,
  • Datum und Uhrzeit der Anlieferung und
  • Natürlich auch individuelle unternehmensspezifische Einträge.

Der für die Wareneingangskontrolle zuständige Mitarbeiter benötigt natürlich das entsprechende Wissen, um abzuschätzen, ob die Ware vollständig und in komplettem Zustand geliefert wurde. Aber auch über die hygienischen Bestimmungen muss er - je nach Branche - Bescheid wissen. Dies ist beispielsweise bei der Anlieferung von Lebensmitteln enorm wichtig.

Vorteile

Anhand des Wareneingangsstempels lässt sich für beide Seiten nachweisen, ob die Lieferung vollständig eingetroffen ist, ob es zu irgendwelchen Beschädigungen an der Verpackung oder an der Ware selbst gekommen ist und ob auch sonst alle Bestimmungen eingehalten wurden. Auch bei Lieferungen aus dem Ausland ist eine gewissenhafte Eingangskontrolle notwendig.

Die Wareneingangskontrolle sollte am besten noch in Gegenwart des Lieferanten erfolgen, damit dieser eventuelle Beschädigungen ebenfalls in Augenschein nehmen kann. Ihm wird dann auch eine Kopie des Lieferscheins ausgehändigt, auf der der aufgebrachte Wareneingangsstempel und die gemachten Eintragungen ebenfalls ersichtlich sind. 

Nachteile

Auf einigen Wareneingangsstempeln ist auch der Vermerk „unter Vorbehalt“ angebracht. Dieser Vermerk ist allerdings hinfällig, denn sobald die Annahme der Ware bescheinigt wurde, ist sie in den Besitz des annehmenden Unternehmens gegangen. Eine Reklamation auf Vollständigkeit oder die spätere Anzeige von Beschädigungen ist später nicht mehr möglich. Deshalb sollte die Wareneingangskontrolle sehr gewissenhaft erfolgen und erst zum Schluss quittiert werden.

Wareneingangsstempel - Nutzungsmöglichkeiten

Fast jedes Unternehmen bekommt Materialien, Zubehörteile, aber auch ganze Anlagen geliefert. So hat ein Handwerksunternehmen vielleicht Schrauben, Muttern, Nägel und Werkzeuge bestellt. Die Bestellung muss entsprechend überprüft werden, bevor sie ins Lager gebracht und dort einsortiert wird. Durch die korrekte Erfassung der Lieferung und die Übertragung der Daten in den Computer ist es möglich, immer auf die aktuellen Bestände zurückgreifen zu können. Auch von der Baustelle aus können so Materialien aus dem firmeneigenen Lager angefordert werden.

Auch Behörden benötigen Wareneingangsstempel, um so beispielsweise den vollständigen Erhalt von neuen Büromaterialien zu dokumentieren. Auch der Lieferant wird auf eine korrekte Übernahme bestehen und deshalb die Anbringung eines solchen Stempels auf dem Lieferschein verlangen. Nur so kann er nachweisen, dass die Lieferung den Empfänger erreicht hat.

Synonyme

Wareneingangsstempel, Prüfstempel, Kontrollstempel, Holzstempel, Selbstfärbestempel


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