Der Kassenstempel kommt in Registrierkassen zum Einsatz. Er ist auch unter der Bezeichnung Kassenklischee oder Registrierkassenstempel bekannt. Mit dem Kassenstempel werden Firmeninformationen oder das Unternehmenslogo auf einen Kassenbon gedruckt. Das Logo oder die entsprechenden Informationen des Unternehmens können an unterschiedlichen Positionen des Kassenbelegs erscheinen.
Aufbau
Ganz anders, als der klassische Stempel, verhält sich der Aufbau des Kassenstempel. Hierbei handelt es sich nicht um einen Stempel, der aus einer Stempelplatte und einem Holz- oder Kunststoffgriff besteht. Er muss auch nicht, jedenfalls nicht manuell, regelmäßig auf ein Stempelkissen gedrückt werden. Dies geschieht automatisch. Der Kassenstempel besteht im Prinzip lediglich aus einer Stempelplatte, welche in der Regel aus microporösem Gummi hergestellt wurde. Die Stempelplatte kann individuell gestaltet werden. In den meisten Fällen stellen Unternehmen und Geschäfte ihre Kontakt- und Adressinformationen auf dem Kassenstempel zur Verfügung. Das Layout kann beim Entwurf der Stempelplatte frei gestaltet werden. Trotzdem müssen bei der Realisierung des Kassenstempel technische Voraussetzungen der Registrierkasse berücksichtigt werden. Dies reduziert sich jedoch lediglich auf die Größe der Stempelplatte.
Vorteile
Bei der Nutzung einer Registrierkasse wird ein Kassenbeleg ausgedruckt, der Informationen zum Erwerb verschiedener Produkte enthält. Bei Verwendung eines Kassenstempel werden, neben diesen Produkten, gleichzeitig Informationen ausgedruckt, die den Rückschluss erlauben, wo die Produkte erworben wurden. Der Kunde muss nicht lange nachdenken, wenn es um Gewährleistungsangelegenheiten oder Umtausch geht. Gleichzeitig haben auch die Verkäufer der Produkte die Möglichkeit, bereits auf den ersten Blick zu erkennen, ob die Produkte in ihrem Geschäft erworben wurden.
Die Gestaltung der Kassenstempel kann individuell erfolgen. Auf die Stempelplatte können sowohl Logo, wie auch unterschiedliche Informationen zum Unternehmen oder Geschäft hinterlegt werden. Gleichzeitig kann frei entschieden werden, wie die Aufteilung und das Design gestaltet werden sollen. Hinsichtlich des Umfangs der Informationen, welche auf den Kassenstempel benötigt werden, sind die technischen Möglichkeiten der Registrierkasse zu berücksichtigen. Es kann quasi alles dargestellt werden, wenn die Gestaltung entsprechend angepasst wird. Umfangreiche Designs sind realisierbar, jedoch ist der entsprechende Entwurf deutlich aufwendiger, da viel Design auf wenig Platz stößt. Dies kann unter Umständen zu Problemen bei der Auflösung führen.
Auch aus steuerrechtlicher Sicht bietet der Kassenstempel eine enorme Erleichterung. Entschließt sich der Stempelinhaber, die Umsatzsteuernummer auf den Kassenbeleg zu drucken, kann dies die Erklärungen gegenüber dem Finanzamt deutlich vereinfachen. Der Geldfluss wird leichter nachvollziehbar für Behörden, aber auch für Unternehmer. Der Kassenstempel wird seitens der Behörden anerkannt. Ein gesonderter Vermerk auf den entsprechenden Belegen ist damit überflüssig. Die Umsatzsteuernummer auf dem Kassenbeleg macht den Geldfluss für das Finanzamt schlüssig. Es ist daher durch aus eine Überlegung wert, die Steuernummer bei der Gestaltung der Stempelplatte mit einzubeziehen.
Nachteile
Ist ein Kassenstempel erst einmal entworfen, kann dieser nur in einer Kasse verwendet werden. Ausgenommen hiervon sind Kassen, die baugleich zur Kasse sind, für welche die Stempelplatte produziert wurde. Bei der Gestaltung des Kassenstempel ist der Auftraggeber zwar sehr flexibel, jedoch müssen bautechnische Gegebenheiten der Kasse berücksichtigt werden. Dies schränkt die individuelle Gestaltung ein wenig ein, wenn umfangreiche Informationen oder ein größeres Logo auf der Stempelplatte dargestellt werden sollen. Der Kunde muss sich, im Idealfall, vor dem Kauf der Registrierkasse über die Möglichkeiten informieren, welche die gewünschte Kasse im Bereich des Kassenstempel bietet. Wird dies vernachlässigt, sind eventuell umfangreiche Änderungen des Entwurfs des Kassenstempel die Konsequenz.
Kassenstempel - Nutzung
Der Kassenstempel hat die Funktion einer offiziellen Dokumentation. Es ist nicht übertrieben, wenn der Druck mit einer Urkunde vergleichen wird. Alle Informationen, welche durch den Druck zur Verfügung gestellt werden, sind bindend. Mit einem Kassenstempel können Kunden und Verkäufer zügig nachvollziehen, wo Produkte erworben wurden. Dies ist besonders bei Garantieansprüchen für beide Seiten wichtig. Mit den Informationen auf dem Kassenzettel werden dem Kunden nicht nur Informationen zu Produkt und Kaufbetrag zu Verfügung gestellt, sondern auch Datum und Ort des Kaufs. Für beide Seiten wird damit unzweifelhaft die Herkunft der Produkte dokumentiert und auch die Zuständigkeit bei eventuellen Gewährleistungsansprüchen wird eindeutig belegt. Der Kassenstempel hat jedoch keinen Einfluss auf die Herstellerinformationen, die technischen Geräten oftmals beigefügt werden. Sollten sich in den entsprechenden Dokumenten erweiterte Informationen zur Garantieabwicklung befinden, müssen diese befolgt werden. Der Verkäufer, der auf dem Druck des Kassenstempel vermerkt ist, hat in diesem Fall keinen Einfluss auf die Gewährleistungsansprüche und kann bestenfalls aus Kulanz eingreifen. Zeigt der Verkäufer in einem solchen Fall seine Hilfsbereitschaft, geschieht dies in der Regel aus Gründen der Kundenbindung und der Kundenzufriedenheit. Der Kassenstempel kann jedoch auch bei der Garantieabwicklung mit dem Hersteller von Nutzen sein, da bei einem eventuellen Umtausch, das Geschäft mit dem Austausch des Produkts beauftragt werden kann. Die Hersteller erwarten in jedem Fall die Einreichung des Kaufbelegs, um die Rechtmäßigkeit der Ansprüche nachvollziehen zu können.