Kanzleistempel

Der Kanzleistempel kommt in Anwaltskanzleien zur Anwendung. Ganz anders, als der Name vermuten lässt, handelt es sich hierbei jedoch nicht nur um einen Stempel, auf welchem sich die Kontaktdaten der Kanzlei oder eines Anwalts befinden. Ebenso handelt es sich nicht um einen Siegelstempel, der ausschließlich Anwälten zugänglich ist. Der durchschnittliche Kanzleistempel kann für unterschiedliche Aufgaben mit verschiedenen Stempeltexten verwendet werden.

Aufbau

Der Aufbau eines Kanzleistempels kann unterschiedlich ausfallen. Dieser ist abhängig vom Verwendungszweck. Er besteht in der Regel aus der Stempelplatte und einem Holzgriff. Alternativ sind jedoch auch Stempel aus Kunststoff oder sogenannte Stempelautomaten erhältlich. Zusätzlich zum Stempel kann ein Stempelkissen erforderlich werden, was jedoch bei Stempelautomaten entfällt.

Vorteile

Der Kanzleistempel kann der den eigenen Bedürfnissen und Aufgaben individuell angepasst werden. Stempel finden in einer Kanzlei unterschiedliche Aufgabengebiete. Dabei kann es sich um die Quittierung des Posteingangs handeln, die Dokumentation des Datums bei Weiterleitungen von Unterlagen, oder aber der Versand von Akten wird mit Datum festgehalten. Darüber hinaus gibt es unzählige weitere Verwendungszwecke, zu welchem der Kanzleistempel zur Verwendung kommt. Auch die Buchhaltung ist hiervon nicht ausgenommen. Mit wenig Aufwand kann der Kanzleistempel das Datum einer Buchung festhalten. Sollte der Stempel den Druck der Adress- und Kontaktdaten zur Aufgabe haben, kann die Stempelplatte individuelle gestaltet werden. Es kann festgelegt werden, welche Daten der Kanzlei auf die Stempelplatte platziert werden sollen. Darüber hinaus kann auch das Design sowie die Aufteilung frei gestaltet werden.

Nachteile

Im Vergleich zu sogenannten Adressstempeln, kann der Kanzleistempel nicht kurzfristig an Veränderungen angepasst werden. Dies bedeutet, im Falle eines Umzugs der Kanzler, der Änderung oder Ergänzung von Kontaktdaten, muss die Stempelplatte erstellt werden und diese am Stempelkörper befestigt werden. Im Prinzip kann die Aussage getroffen werden werden, dass der Kanzleistempel nur einem Verwendungszweck dienen kann, wenn dieser zugewiesen wurde. Sofern es sich nicht um einen Stempelautomaten handelt, benötigt der Kanzleistempel ein Stempelkissen. Dieses muss, abhängig von der Nutzung, mit Tinte aufgefüllt werden.

Kanzleistempel - Nutzung

In einer Kanzlei fallen unterschiedliche Aufgaben an. Ganz besonders wichtig, im Rahmen der Mandantenvertretung, dass der Schriftverkehr genau dokumentiert wird. Verschiedene Schriftsätze werden während eines Mandats erstellt. Hierüber benötigen alle Parteien einen genauen Überblick. Aus diesem Grund gibt es Kanzleistempel, die beispielsweise den Stempeltext „Abschrift für Mandant“ besitzen, oder einfach die „Beglaubigte Abschrift“ sichtbar kennzeichnen. Darüber hinaus kommen bei einem Kanzleistempel weitere Stempeltexte zur Verwendung, die teilweise auch vom Ablauf der Bearbeitung in der jeweiligen Kanzlei abhängig sind. In jeder Kanzlei sind die Abläufe von Vorgängen individuell. Während in der einen Kanzlei eine für einen Vorgang eine schriftliche Notiz ausreicht, verwendet eine andere Kanzlei für den gleichen Arbeitsschritt vielleicht einen Kanzleistempel. Üblicherweise lauten die Stempeltexte wie folgt:

  • Abschrift an Mandanten
  • Verteidiger-Post
  • Friststempel
  • Beglaubigte Fotokopie
  • Posteingang
  • Postausgang
  • Beglaubigte Abschrift
  • Erledigt

Darüber hinaus können Kanzleistempel auch im Rahmen der Buchhaltung zur Verwendung kommen. Hierfür werden meistens Stempeltexte, wie beispielsweise „gebucht“ und „eingegangen am“ verwendet.

Der Kanzleistempel dient jedoch nicht nur der Optimierung der internen Arbeitsabläufe, sondern er besitzt auch eine Funktion der Legitimierung. Es handelt sich hierbei um eine Vorgehensweise, die oftmals innerhalb von Behörden genutzt wird. Dokumente und Schriftverkehr erhalten erst durch den Aufdruck des Stempels die entsprechende Gültigkeit. Ohne diese Stempeldrucke besitzen manche Schriftstücke oder Dokumente keinen offiziellen oder relevanten Status. Der Kanzleistempel ist in dieser Hinsicht unverzichtbar.

Oftmals wird der Kanzleistempel jedoch mit dem Siegelstempel verwechselt. Dieser hat jedoch ganz andere Funktionen. Ganz anders, wie der Kanzleistempel, kann der Siegelstempel nicht frei gestaltet werden. Diese Art Stempel unterliegt bestimmten Vorgaben und Richtlinien, da er ein amtliches Siegel verkörpert. Der Siegelstempel ist auch nicht frei zugänglich und kann nicht überall bestellt werden. Es müssen Voraussetzungen erfüllt werden, die den Zugang zu einem Siegelstempel rechtfertigen. Während der Kanzleistempel frei zugänglich ist, muss für die Aushändigung und Anfertigung eines Siegelstempels die Bestellungsurkunde vorgelegt werden. Diese legitimiert den künftigen Besitzer des Siegelstempels, als kanzleiführenden Juristen. Anders als beim Kanzleistempel, muss der Jurist auch bei der Nutzung des Siegelstempels verschiedene Richtlinien beachten, da der Stempel nicht überall verwendet werden darf. Ganz unabhängig davon, sollte der Siegelstempel grundsätzlich an einem gesicherten Ort aufbewahrt werden, damit keine unbefugte Nutzung ermöglicht wird. Ein durchschnittlicher Kanzleistempel kann dagegen ganz normal in das Stempelkarussell auf dem Schreibtisch gehängt werden.


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