Firmenstempel - Aufbau

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Firmenstempel

Jedes Unternehmen, aber auch alle Behörden und Selbstständige benötigen Firmenstempel. Diese können sowohl als Absenderangabe auf Briefumschlägen und Paketsendungen als auch auf Bescheinigungen, Geschäftsschreiben als auch mittels Aufkleber auf verschiedenen Gerätschaften aufgebracht werden. Dabei wird aber zwischen verschiedenen Firmenstempel-Modellen unterschieden.

Aufbau

Zuerst einmal müssen sich Interessenten zwischen Stempelmodellen aus Holz oder aus Kunststoff entscheiden. Die Stempelplatte besteht in der Regel aus Gummi, welches bei den Stempelkörpern aus Holz mit Moosgummi unterfüttert ist. Viele Kunststoffstempel sind mit einem integrierten Stempelkissen ausgestattet, während die Modelle aus Holz auf ein separates Kissen gedrückt werden müssen. Letztere Modelle wirken professioneller und wertiger. Vor allem bei Vertragsunterzeichnungen sollte deshalb auf Holstempel zurückgegriffen werden.

Die jeweiligen Stempelplatten können – unabhängig von der Wahl des Materials – mit verschiedensten Daten versehen werden. Zu den wichtigsten Angaben, die auf keinem Stempel fehlen sollten, gehören

  • Die vollständige Unternehmensbezeichnung,
  • Die genaue Anschrift und
  • Die Telefonnummer.

Sehr sinnvoll ist es zudem, die Stempelabdrücke um folgende Informationen zu ergänzen:

  • Die jeweilige Abteilung,
  • Das Unternehmenslogo,
  • Die Internetpräsenz,
  • Die E-Mail-Adresse und
  • Die FAX-Nummer.

Einige Unternehmen versenden Unterlagen immer noch per Faxgerät, deshalb ist die Angabe der Fax-Nummer ebenfalls angeraten. Auch der Unternehmensleitspruch kann auf dem Stempelabdruck ersichtlich werden.

Soll der Firmenstempel in das Empfängerfeld von Briefsendungen abgedruckt werden, muss er entsprechend den postalischen Vorgaben gestaltet worden sein. Eine E-Mail-Adresse oder die Telefon- und Faxnummer haben dort nichts zu suchen. Für alle anderen Anwendungen kann der Firmenstempel ganz individuell gestaltet werden. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, aus rechteckigen, quadratischen, runden oder ovalen Stempeln zu wählen.

Vorteile

Firmenstempel sind sehr vielseitig einsetzbar. Je nach gewählter Variante liegen sie gut in der Hand, können bei Bedarf mitgenommen werden und benötigen auch nur wenig Platz. Für den Außeneinsatz, beispielsweise bei Kundenterminen vor Ort, haben sich Selbstfärbestempel besonders gewährt. Deren Stempelplatte liegt bei Nichtnutzung direkt auf dem Stempelkissen auf, was unter anderem Verschmutzungen anderer Gegenstände verhindert.

Die Unternehmensstempel können in vielen Abteilungen eingesetzt werden. So wird die Buchhaltung genau wie die Chefsekretärin und die Mitarbeiter der Poststelle jeweils passende Firmenstempel benötigen, um nur ein paar Beispiele zu benennen. Zugleich können Abdrücke dieser Stempel im Notfall auch als Visitenkartenersatz dienen. 

Nachteile

Bei der Auswahl der Stempel ist – gerade bei öffentlichen Angelegenheiten wie Vertragsunterzeichnungen – auch auf die Wertigkeit des Stempels zu achten. Deshalb ist es in solch einem Fall sinnvoll, neben Selbstfärbestempeln auch mindestens einen Stempel aus Holz mit den Unternehmensdaten versehen zu lassen.

Während Selbstfärbestempel aufgrund des Gehäuses eine Stabilität beim Abdruck bieten, ist dies bei den Modellen aus Holz nicht der Fall. Hier muss der Stempel gegebenenfalls etwas nach oben und unten geschwenkt werden, um einen gleichmäßigen Abdruck zu erzielen. Dafür lässt sich dieser wiederum passgenauer in vorgesehene Felder einfügen.

Firmenstempel - Nutzungsmöglichkeiten

Firmenstempel zeichnen sich durch sehr vielfältige Einsatzmöglichkeiten aus. Sie können nicht nur zur Angabe des Absenders oder Empfängers von Brief- und Paketsendungen dienen, sondern beispielsweise auch auf Bestellungen, Rechnungen, anderweitigen Drucksachen aufgebracht werden. Ist beispielsweise ein Eigentümernachweis notwendig, so kann der Geschäftsstempel auch dafür Verwendung finden.

Firmenstempel werden zudem für das Abstempeln der

  • Ärztlichen Rezepte,
  • Heilmittelverordnungen,
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen,
  • Terminzettel,
  • Quittungen,
  • Auf Vordruck formulierten Kurznachrichten

und dergleichen mehr verwendet. Auch der Eigentümernachweis ist mit Firmenstempeln möglich. So sollten beispielsweise sämtliche Nachschlagewerke, die im Büro genutzt werden, aber auch Aktenordner und separate Akten mit einem solchen Stempelabdruck versehen sein. Zugleich ist es empfehlenswert, auch genutzte technische Geräte mit einem Eigentümernachweis zu versehen. Für solche Fälle können Sie Aufkleber anbringen, die zuvor mit dem Stempelabdruck versehen wurden.

Besonders empfehlenswert ist der Einsatz von Selbstfärbestempeln. Diese ermöglichen innerhalb kurzer Zeit eine Vielzahl an Stempelabdrücken von gleichbleibender Qualität. Da das Stempelkissen integriert ist, besteht die Gefahr des Austrocknens nicht.

Besonders erwähnt werden soll, dass Stempel von Arztpraxen nicht nur die vollständige Adresse, sondern auch die Betriebsstätten- und die LA-Nummer enthalten müssen, wenn die Modelle auch für das Abstempeln von Rezepten und Verordnungen genutzt werden sollen. Auch hierfür greifen die Praxen in der Regel auf Selbstfärber zurück.

Im Notfall kann ein Firmenstempel auch als Visitenkartenersatz genutzt werden. Da eine Visitenkarte aber wesentlich höherwertiger ist und besser wirkt, sollte ein Stempelabdruck wirklich nur im Ausnahmefall erfolgen. Sinnvoll ist es in einem solchen Fall, eine Visitenkarte nachträglich zu überreichen oder mit weiteren Unterlagen zuzusenden.

Wer auf der Suche nach einem passenden Werbegeschenk für Geschäftspartner und Kunden ist, kann einen Stempel mit den Daten des anderen Unternehmens oder des Kunden überreichen. Auf diesen Stempel kann dann Werbung Ihres Unternehmens aufgebracht werden. Aber auch die Ausstellung und Überreichung eines Stempel Gutscheines ist möglich.

Synonyme

Firmenstempel, Textstempel, Unternehmensstempel, Selbstfärber, Holzstempel, Selbstfärbestempel, Kanzleistempel

Häufig gestellte Fragen

Firmenstempel Pflichtangaben?


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