Eingangsstempel

Eingangsstempel

Eingangsstempel (auch Posteingangsstempel genannt) werden in Behörden, Organisationen und Unternehmen eingesetzt. Sie dienen zur Kenntlichmachung eines Schriftstückes, um nachzuweisen, wann dieses per Post oder Fax eingegangen ist. Zugleich verdeutlichen sie den nachfolgenden Bearbeitungsprozess. Dokumente erhalten auf diesem Wege zusätzliche Informationen, beispielsweise wann das Schriftstück eingegangen ist oder bearbeitet wurde und welche weitere Behandlung es erfahren muss. Besonders bei der Einhaltung von Fristen ist der Eingangsstempel immens wichtig, dient er doch als Nachweis für die fristgerechte Einreichung.

Aufbau

In ihrer Form und Gestaltung unterscheiden sich die Posteingangsstempel und sind meist den individuellen Bedürfnissen angepasst, wobei sich in der Zwischenzeit ein ähnliches Aussehen durchgesetzt hat. Eingangsstempel werden in der Regel manuell - meist als Stativstempel -, aber auch elektrisch genutzt. Besonders für die Erfassung des Eingangsdatums eines Schriftstückes besitzen diese Stempel eine hohe Bedeutung. Die Erfassung des Eingangdatums wird als höchste Instanz akzeptiert und steht damit noch über dem Inhalt des Schriftstückes. Weicht das Datum, welches in einem Schriftstück steht, stark vom Datum des Poststempels ab, so richten sich Gerichte meist nach dem Poststempel als relevantes Datum.

Die Hersteller von Posteingangsstempel bieten die freie Gestaltung dieser Produkte an. Nutzer können so nach ihren Bedürfnissen bestimmen, welche Informationen für sie relevant sind. Vielfach sind auf der Stempelplatte die Bezeichnung des Unternehmens, dessen Abteilung sowie der Schriftzug „Eingegangen am“ aufgebracht, während das Datum frei einstellbar ist. Bei einigen Posteingangsstempeln erfolgt auch die Erfassung der Uhrzeit.

Eingangsstempel gelten als juristisch relevant und sind somit als Urkunde zu betrachten, bei Ämtern und Gerichten hat der Stempel einen Dokumentenstatus. Die Fälschung eines Posteingangstempels wird daher als Urkundenfälschung bewertet. Gerade bei Gerichten entscheidet der Posteingangsstempel über die fristgerechte Abgabe eines Schriftstückes. Der Eingang kann von einigen Briefkästen sogar selbstständig erfasst werden, was entscheidend für die Frage sein kann, ob ein Brief/Schriftstück vor oder nach Mitternacht einging.

Bei Finanzämtern wird mit diesem Stempel unter anderem der fristgerechte Eingang von Steuererklärungen, aber auch deren Wider- beziehungsweise Einsprüche dokumentiert, sofern Letztere nicht direkt in der Geschäftsstelle erklärt und aufgenommen werden.

Der Stempelabdruck selbst sollte immer in einen leeren Raum innerhalb des Schriftstückes gesetzt werden, niemals über den Briefkopf, den Absender oder den schriftlichen Inhalt des Dokumentes selbst.

Direkt neben dem Stempel, aber eventuell auch in darin integrierte Felder, können weitere Vermerke erfolgen. Hier findet beispielsweise ein Mitarbeiterkürzel, aber auch der Vermerk „Gelesen“ et cetera Platz.

Vorteile

Eingangsstempel belegen, wie die Bezeichnung bereits besagt, den Eingang eines Schriftstückes. Außerdem geben sie auf einen Blick alle wichtigen Informationen preis, die die Bearbeitung beziehungsweise weitere Vorgehensweise erleichtern, zum Beispiel ob und an welche Abteilung das Schreiben weitergeleitet wurde. Der Eingangsstempel ist eine Unterstützung bei der Bearbeitung des Posteingangs und kann ein wichtiges Beweisstück darstellen. Außerdem dient er nicht nur der schnelleren Bearbeitung und Beantwortung von Fragen oder Anliegen, er kann auch firmeninterne Kosten senken, da zum Beispiel Verzugszinsen  oder  Mahngebühren gar nicht erst anfallen oder je nach Verwendung schneller eingefordert werden können.

Nachteile

Ein Eingangsstempel kann als Beweisstück darüber dienen, wann ein Schriftstück eingegangen ist oder wie es bearbeitet wurde - muss es aber nicht. Wurde das Schriftstück nicht fristgerecht eingereicht – was erhebliche Konsequenzen haben kann -, so ist dies mithilfe dieses Stempels dokumentiert.

Wird ein vorgefertigter Poststempel benutzt, können hiermit lediglich die vorgegebenen Informationen erfasst werden. Zusätzliche, handschriftliche Informationen sind in der Regel nicht erwünscht und führen im schlimmsten Fall zur Unübersichtlichkeit oder sogar Urkundenfälschung. Außerdem bewirken sie genau das Gegenteil dessen, was durch einen Eingangsstempel erreicht werden soll.

Vielerorts werden Stativstempel als Eingangsstempel verwendet. Diese haben ein größeres Gewicht als Kunststoffstempel und sind deshalb an Ort und Stelle einzusetzen.

Eingangsstempel - Nutzungsmöglichkeiten

Eingangsstempel werden in verschiedenen Behörden und Unternehmen genutzt. So kommen sie beispielsweise in den dortigen Poststellen zum Einsatz. Zu diesen Behörden gehören beispielsweise

  • Die Organe der Gerichtsbarkeit (Amtsgericht, Landgericht, Arbeitsgericht, Sozialgericht et cetera),
  • Stadt- und Gemeindeverwaltungen sowie deren Abteilungen,
  • Finanzbehörden,
  • Gerichtsvollzieher,
  • Schulen und andere öffentliche Einrichtungen,
  • Die Bundeswehr, die Polizei sowie der Zoll,
  • Die Bundes- und Landesregierung sowie
  • Die Verwaltung des Bundestages.

Aber auch in Kanzleien werden Eingangsstempel verwendet, um den fristgerechten Eingang von Schriftstücken zu dokumentieren. Dazu gehören beispielsweise

  • Rechtsanwälte und Notare,
  • Steuerberater und
  • Wirtschaftsprüfer.

Auch innerhalb der Behörde ist es sinnvoll, den Eingang von Schriftstücken nachzuweisen und entsprechend mit einem Stempel zu versehen. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wann welches Schriftstück vorgelegen hat und von welcher Person zur Kenntnis genommen wurde. Hierzu ist es sinnvoll, die Kenntnisnahme direkt neben dem Stempel mit einem entsprechenden Personenkürzel zu kennzeichnen. Erfolgt die Kenntnisnahme erst später, so sollte auch das dann aktuelle Datum vermerkt werden.

Synonyme

Poststempel, Posteingangsstempel, Umlaufstempel, Eingangsstempel, Fristenstempel, Colop Eingangsstempel, Lagerstempel


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