Digitaler Stempel

Als digitaler Stempel wird ein Produkt bezeichnet, welches in der virtuellen Welt eine Rolle spielt. Ähnlich wie eine Unterschrift auf einem Schriftstück kennzeichnet ein solcher Stempelabdruck genau den Eigentümer und das entsprechende Original des Dokuments. Während neben der handschriftlichen Unterschrift auch Siegelstempel und Faksimilestempel in der papierbasierten Welt zum Einsatz kommen, sind dies virtuelle Stempel für die visuelle Erkennbarkeit. Alle haben den gleichen Sinn: Sie zeigen rechtssicher, wer das jeweilige Dokument oder Schriftstück unterschrieben hat und welches das Original ist. Da aber online häufig PDF-Dokumente verschickt werden, ist der digitale Stempel eine gute Möglichkeit, sie als wichtig zu kennzeichnen. Wie sie zustande kommen und wo sie genutzt werden, dazu mehr in diesem Beitrag.

Aufbau

Digitale Stempel lassen sich mithilfe von elektronischen Signaturen technisch umsetzen. Der Stempelabdruck wird dabei deutlich erkennbar wie ein Siegel digital in ein PDF-Dokument eingebaut. Der „Inhaber“ des Stempels besitzt einen privaten Schlüssel, der mit dem Hash-Wert des PDF-Dokuments abgeglichen und elektronisch signiert wird. Diese elektronische Signatur ist dann im Dokument zu finden. Die Bestätigung des digitalen Stempels erfolgt, indem der mit der digitalen Signatur verknüpfte Hyperlink angeklickt wird. Nach dem Signaturgesetz ist der digitale Stempel als Gegenstück zur elektronischen Signatur zu verstehen, vorausgesetzt, es wird eine geeignete Signaturumgebung benutzt. Diese ist im Gesetz genau definiert.

Vorteile

Deutlich sichtbar wird durch den digitalen Stempel der Unterzeichner in Form eines Logos genannt. Es erfolgt ein Hinweis auf die im Dokument vorhandene elektronische Signatur. Der digitale Stempel ist einfach zu verifizieren. Ähnlich wie bei der Unterschrift auf Papier ist auch ein elektronischer Stempel rechtsgültig. Die leichte Zuordnung und die Rechtsgültigkeit sind bei PDF-Dokumenten und vor allem bei Rechnungen sehr wichtig.  Sie werden mit dem digitalen Stempel fälschungssicher. Diese Signatur kennzeichnet die Originalität des Dokuments. Die Unterschrift in Form des digitalen Stempels verleiht dem entsprechenden Dokument auch eine gewisse Wertigkeit.

Nachteile

Der digitale Stempelabdruck ist nur bei PDF-Dokumenten sinnvoll. Herstellerspezifische Formate und ungeeignete Verfahren führen zu Nachteilen des digitalen Stempels gegenüber der elektronischen Signatur. Manchmal kann es auch sein, dass der digitale Stempel nicht gelesen werden kann. Auch wenn das Dokument sich generell nicht öffnen lässt, kann der elektronische Stempelabdruck nicht verifiziert werden.

Digitaler Stempel - Nutzungsmöglichkeiten

Der digitale Stempel kommt als Signatur in der virtuellen Welt zum Einsatz. Er entspricht in etwa der Unterschrift auf einem Papierdokument und ist genauso rechtssicher. Der digitale Stempel bzw. sein Abdruck ist bei PDF-Dokumenten sinnvoll. Diese können nicht ohne Weiteres umgewandelt werden und sind daher sicher vor Fälschung. Mit dem digitalen Stempel werden sie noch zusätzlich gesichert und ihre Originalität bestätigt.

Digitale Stempel im PDF-Format werden unter anderem für

  • Verträge,
  • Rechnungen,
  • Mahnungen,
  • Wichtige Briefe,
  • Berichte und Protokolle,
  • Gesetze und Verordnungen sowie
  • Wichtige Dienstanweisungen

oder - kurz gesagt - alles, was eine gewisse Wichtigkeit hat und im papierbasierten Schriftwechsel ebenfalls einer Unterschrift bedarf, genutzt.

Synonyme

digitaler Stempel, digitaler Stempelabdruck, digitales Siegel, elektronischer Stempel, Signatur, Signaturstempel, Flashstempel


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