Datumstempel

Datumstempel

Beim Datumstempel kann das Datum mithilfe von Verstellmechanismen, wie beispielsweise Zahnrädern, flexibel eingestellt werden.  Dabei kann der Monat als arabische Ziffer angezeigt, abgekürzt oder auch ausgeschrieben werden. Es werden zudem auch Datumstempel eingesetzt, die einen Text beinhalten, wie zum Beispiel „Gebucht“ oder „Eingang“. Welche verschiedenen Datumstempel es gibt, dazu später mehr.

Aufbau

Während Datumstempel heute aus Kunststoff bestehen, waren in der Vergangenheit auch Stempel aus Metall gebräuchlich. Diese sind auch heute noch in einigen Ländern im Einsatz.

Einstellbare Datumsbänder

Genau wie die Kunststoffstempel selbst bestehen auch deren Zahnräder aus dem gleichen Material, die verstellbaren Zahlen aus vulkanisiertem Gummi. Mittels Zahnrädchen oder bei Selbstfärbestempeln mithilfe eines Stiftes können die einzelnen Ziffern verstellt werden. Die Datumsangabe erfolgt in arabischen Zahlen, es gibt aber auch Modelle, bei denen der Monat ausgeschrieben oder abgekürzt dargestellt wird, zum Beispiel Februar oder Feb.

Tag und Monat können immer flexibel und dauerhaft verstellt werden. Bei einigen Modellen wird das Jahr im Block verstellt, also 2014-2015-2016. Die Jahresangaben gelten für zehn oder zwölf Jahre, danach muss der Stempel ausgetauscht werden. Abgesehen von diesen Datumstempeln gibt es auch Endlos-Stempel mit verstellbaren Jahreszahlen. So kann dann 2-0-1-5 im Laufe der Jahre zu 2-0-3-6 werden, ohne dass neue Stempel angeschafft werden müssen. Hier lässt sich also auch beim Jahr jede Ziffer einzeln einstellen. Voraussetzung für die lange Verwendung ist natürlich, dass das Stempelband über solch einen langen Zeitraum hält und nicht porös wird.

Neben einfachen Datumstempeln werden auch Selbstfärbestempel mit Datum angeboten. Sie enthalten das Stempelkissen, was mit Farbe getränkt wurde. Auch bei diesen Modellen gibt es befristete und unbefristete (endlose) Datumstempel.

Vorteile

Datumstempel ersetzen das umständliche handschriftliche Eintragen von Datumsangaben. Leicht und schnell sind solche Stempel aufgedruckt. Dabei sind diese Aufdrucke gut zu lesen – im Gegensatz zu manchem handschriftlichen Vermerk. Die Stempel sind einfach anzuwenden. Auch die Verstellung der Zahnräder oder der Ziffern bei Selbstfärbestempeln ist mühelos möglich. Integrierte Stempelkissen sparen den zusätzlichen Abdruck des Stempels auf ein Stempelkissen. So lässt sich vor allem bei einer größeren Menge an Schriftstücken einiges an Zeit einsparen. Für den Stempelabdruck muss nicht viel Kraft eingesetzt werden.

Nachteile

Stempelkissen und Stempelplatte nutzen sich im Laufe der Jahre ab. Dann müssen sie ersetzt werden. Durch die Stempelfarbe und Flusen vom Stempelkissen verschmutzen manchmal die Zahnrädchen. Sie lassen sich dann kaum noch bewegen. Dann kann ebenfalls ein Neukauf erforderlich sein. Einfache Stempel werden auf externe Stempelkissen gedrückt, die regelmäßig nachgefüllt werden müssen. Bei diesen Stempelkissen besteht zudem die Gefahr, dass sie schneller austrocknen. Befristete Datumstempel müssen regelmäßig ersetzt werden, da sie meist nur für eine Dauer von zwölf Jahren ausgerichtet sind. Abhilfe schaffen Endlos-Stempel, bei denen sich auch die Jahreszahlen von Null bis Neun flexibel verstellen lassen.

Datumstempel - Nutzungsmöglichkeiten

Datumstempel finden sich in nahezu jedem Büro. Ob bei Rechnungen oder einfach nur beim Postein- und -ausgang von Dokumenten, sie sind flexibel einsetzbar. Es gibt dabei verschiedene Arten. Hier die am häufigsten verwendeten Datumstempel:

  • Datumbänderstempel, können sogar mit Uhrzeit versehen sein,
  • Individuelle runde oder eckige Dartumräderstempel,
  • Selbstfärbestempel mit Datum aus Metall, evtl. mit Text und/oder Logo
  • Datum mit fortlaufender Nummerierung (Numeroteur mit automatischer Weiterstellung),
  • Elektro-Dater mit automatischer Uhrzeit- und Datumsänderung,
  • Datum-Perforiergerät, welches das Datum mittels kleiner Löcher in Papier stanzt,
  • Datumstempel mit Monat in Ziffern, beispielsweise 30.01.2015,
  • Datumstempel mit abgekürztem Monat in Buchstaben, beispielsweise 30.Jan.2015 (am häufigsten),
  • Datumstempel mit „führender Null“, beispielsweise 03.01.2015,
  • Datumstempel mit Bindestrich, beispielsweise -3.Jan.2015,
  • Datumstempel ohne erste Stelle, beispielsweise 3.Jan.2015,
  • Datumstempel mit zusätzlichem Text, wie „Gebucht“, „Bezahlt“, „Eingegangen am“.

Auch im privaten Bereich kommen Datumstempel zum Einsatz. So werden sie beispielsweise von Vereinen oder ehrenamtlich tätigen anderen Organisationen bei der Registratur und der Dokumentation weiterer Unterlagen verwendet. Vor allem ältere Büchereien, die ihre Registratur noch nicht mit dem Computer durchführen, nutzen Datumstempel auch für den Eintrag des Ausleihdatums im Buch sowie auf den Karteikarten.

Wer ein eigenes Archiv anlegen möchte, benötigt für die Kennzeichnung der Unterlagen, aber auch der Registratur, eventuell ebenfalls einen Datumstempel.

Ausgabedaten definieren

Auch in Arztpraxen und Apotheken werden Datumstempel genutzt. Eine Apotheke kennzeichnet damit beispielsweise das Ausgabedatum des Medikaments auf dem Rezept. Auf Heilmittelverordnungen muss das Datum der Anwendung eingetragen werden. Dabei ist ein Datumstempel ebenfalls dienlich.

Zur Quittierung

Wird eine Bescheinigung oder Quittung benötigt, so muss diese ebenfalls mit Datum versehen werden. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein ärztliches Attest für den Besuch eines Kindergartens oder eine Bescheinigung über das Abheilen einer Erkrankung ausgestellt werden muss. Eine solche Bescheinigung wird beispielsweise von Kindergärten verlangt, wenn ein Kind an einer ansteckenden Krankheit gelitten hat.

Synonyme

Datumstempel, Posteingangsstempel, Datumbänderstempel, Datumsstempel, Datumsbandstempel, Datumräderstempel, Bänderstempel, Räderstempel, Radstempel, Datum Stempel, Selbstfärbestempel, Horray


« Stempel