Der Datenschutzstempel „schwärzt“ bestimmte Stellen eines Dokumentes. So werden Texte oder Textpassagen, die heikel sind, alt oder nicht öffentlich werden sollen, ganz einfach mit dem Datenschutzstempel überstempelt. Grundlage für diese Prozedur ist die DIN 14145-2. Der Stempel ist dokumentenecht. Das bedeutet, er kann weder abgewaschen noch wegradiert werden. Der Stempel, in unserem Fall ein Trodat Printy 4912, verfügt über eine Textplatte, welche eine Größe von 4,7 x 1,8 Zentimetern aufweist. Das Stempelkissen ist im Selbstfärbestempel integriert.
Aufbau
Das Material, aus dem Datenschutzstempel bestehen, ist Kunststoff. Ein großes Panoramafenster dient dazu, dass die Stelle leicht zu findend ist, die unkenntlich gemacht werden soll. Der Stempel wird ganz einfach über dieser Stelle platziert. Der Selbstfärbestempel wird mit einem integrierten Stempelkissen geliefert. Es ist mit schwarzer Stempelfarbe getränkt. Der Abdruck hat eine Größe von 4,7 x 1,8 cm. Der Datenschutzstempel liegt dank der Soft-touch-Griffzonen angenehm und sicher in der Hand. Es ist möglich, das Kissen zu wechseln, ohne den Farbspeicher zu berühren. So bleiben die Finger sauber. Dazu verfügt der Datenschutzstempel ebenfalls über spezielle Griffzonen.
Datendiebstahl wird durch den Datenschutzstempel vermieden. Sensible oder heikle Daten werden einfach überstempelt. Das Dokument muss weder geschwärzt noch geschreddert werden. Der Abdruck des Datenschutzstempels kann nicht beseitigt werden, weder durch abwaschen noch wegradieren, da er dokumentenecht ist. Für das Überstempeln mit dokumentenechten Datenschutzstempeln gilt die DIN 14145-2.
Vorteile
Damit sensible, heikle Daten oder solche, die nicht öffentlich gemacht werden sollen, geschützt sind, gibt es den Datenschutzstempel. Durch ihn kann ein aufwendiges Schreddern oder das Schwärzen von Dokumenten per Hand vermieden werden. Der Stempel hilft damit bei der Einsparung von Strom und Arbeitszeit. Außerdem müssen diskrete Dokumente nicht vernichtet werden. Ferner ist der Datenschutzstempel klimaneutral. Er kann ganz leicht bedient werden und liegt bequem in der Hand. Dank spezieller Griffmulden bleiben beim Austausch des Stempelkissens die Finger sauber. Die Arbeitszeit von Dozenten und Lehrern wird eingespart, da bei einem echten Musterbeispiel aus dem Leben die persönlichen Daten, wie Name und Adresse, geschwärzt werden. Das Formular kann dann immer wieder als Muster bzw. Beispiel verwendet werden.
Nachteile
Die Stempelplatte sowie das Stempelkissen müssen gelegentlich ausgetauscht werden, da sie sich im Laufe der Jahre abnutzen. Von Nachteil ist natürlich auch, dass der Stempel wirklich nur zum Schwärzen von Unterlagen verwendet werden kann. Eine andere Nutzung ist nur durch das Austauschen der Stempelplatte möglich.
Datenschutzstempel - Nutzungsmöglichkeiten
Datenschutzstempel haben viele wichtige Funktionen:
- Wichtige Dokumente gehen nicht verloren,
- Dokumente müssen nicht vollständig geschreddert werden,
- Der Umfang der Unterlagen, ob eine oder mehrere Seiten, ist unerheblich,
- Sensible Daten werden unkenntlich gemacht,
- Der Abdruck ist dokumentenecht,
- Stempelabdruck lässt sich weder abwaschen noch radieren,
- Einsatzorte sind Behörden, Bundesbehörden, Büros, Schulen, die Gerichtsbarkeit, Anwalts- und Notariatskanzleien, aber auch private Haushalte,
- Datenschutz ist gewährleistet, da keine heiklen oder persönlichen Daten veröffentlicht werden,
- In Mustern und Beispieltexten werden sensible Daten unkenntlich gemacht.
Datenschutzstempel werden eingesetzt, um wichtige Dokumente vor dem Schreddern zu bewahren. Ob es Briefe sind oder umfangreiche Hausarbeiten, ist dabei unerheblich. Die sensiblen Daten, die nicht der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden sollen, können mit dem Datenschutzstempel unkenntlich gemacht werden.
Der entstehende Abdruck lässt sich nicht beseitigen - weder kann man ihn abwaschen noch mit einem Radiergummi entfernen. In Behörden und Büros vieler Unternehmen werden Datenschutzstempel eingesetzt. Vor allem in Bundesbehörden, der Gerichtsbarkeit, aber auch in Schulen können diese Stempel dafür sorgen, dass nicht das gesamte Dokument beseitigt werden muss, sondern nur die persönlichen Daten unkenntlich gemacht werden. Wichtige Unterlagen werden so vor Verlust geschützt. Gleichzeitig werden keine heiklen oder persönlichen Daten veröffentlicht. Dem Datenschutz wird somit Rechnung getragen.
Wo mit Musterbeispielen gearbeitet wird – dies ist zum Beispiel bei Buchverlagen, Zeitungsredaktionen, bei Lehrern und Dozenten der Fall -, können mithilfe des Datenschutzstempels ebenfalls der echte Name, die Adresse und weitere persönliche Daten unkenntlich gemacht werden, das Formular aber dennoch als Muster dienen. So lässt sich wertvolle Arbeitszeit einsparen, weil nicht jedes Mal ein neuer Vordruck oder ein neues Arbeitsblatt erstellt werden muss.
Wer seine Steuererklärung einreicht, muss ihr eventuell auch Kopien von Kontoauszügen beifügen. Hier besteht die Möglichkeit, Buchungen, die nichts mit dem Inhalt der Steuererklärung zu tun haben, durch Schwärzen unkenntlich zu machen. Der Datenschutzstempel leistet hier gute Dienste. Auch wenn Dokumente im privaten Rahmen weitergegeben werden, ist es möglich, einen Teil der Daten zu Schwärzen. Möchten Sie beispielsweise die Zahlung eines Betrages nachweisen, so können andere, ebenfalls auf dem Kontoauszug enthaltene Daten, unkenntlich gemacht werden.
Synonyme
Datenschutzstempel, Schutzstempel, Trodat Stempel, Printy Stempel, Trodatstempel, Selbstfärbestempel,