Colop Eingangsstempel

In nahezu jeder Behörde und vielen Unternehmen werden sie eingesetzt – die Colop Eingangsstempel. Einer der bekanntesten Hersteller dieser Stempelsysteme ist das Unternehmen Colop. Was diese Stempel auszeichnet, wie sie aufgebaut sind, ihre Vor- und Nachteile sowie Verwendungsmöglichkeiten sollen in diesem Beitrag zur Sprache kommen.

Aufbau

Zuerst einmal gilt es, zwischen Stativstempeln und kompakten, aus Kunststoff gefertigten Selbstfärbestempeln zu unterscheiden. Stativstempel werden in der Regel aus Metall hergestellt und verfügen über einen ergonomisch geformten Griff. Auch hier ist das Stempelkissen in den Stempel integriert. Beide Varianten dienen der Eingangsbestätigung von Schriftstücken und weiteren Unterlagen.

Colop Eingangsstempel können beispielsweise mit der genauen Unternehmensbezeichnung, den Vermerk „Eingang am“ und einem Namenskürzel versehen werden. Zudem enthalten sie eine Datumeinheit, die jeden Morgen neu eingestellt werden muss. Dies ist beispielsweise durch kleine, neben den einzelnen Ziffern befindlichen Rädchen oder bei den Stempeln aus Kunststoff durch einen kleinen Stift möglich.

Vorteile

Stativstempel sind zwar vom Gewicht her schwerer, können aber problemlos auf dem Schreibtisch abgestellt werden, ohne dass sie leicht umfallen. Dies ist bei den Kunststoffmodellen schneller möglich. Kunststoffmodelle sind dafür leichter und lassen sich problemlos auch von unterwegs her einsetzen.

Anhand der Eingangsstempel kann jederzeit nachvollzogen werden, wann das Dokument den Empfänger erreicht und er von dem Inhalt Kenntnis erlangt hat. So ist beispielsweise die Einhaltung oder Überschreitung von Fristen nachzuweisen. Besonders wichtig ist dies in der Gerichtsbarkeit, bei den Finanzämtern, aber auch bei Kommunen und Landkreisen.

In manchen Behörden und Unternehmen hat jede Abteilung einen separaten Colop Eingangsstempel. So ist lückenlos nachvollziehbar, wann das Schriftstück oder die Akte in der Abteilung eintraf und dem Sachbearbeiter vorgelegt wurde.

Nachteile

Stempel, die den Posteingang kennzeichnen, sind nur für diesen Einsatzbereich geeignet. Ist eine Angabe zur Abteilung enthalten, so kann der Stempel auch nicht in anderen Bereichen eingesetzt werden, es sei denn, man will diesen Eintrag handschriftlich korrigieren. Gerade bei längerer Nutzung wäre es dann sinnvoll, einen neuen Colop Eingangsstempel zu erwerben, der die richtigen und vollständigen Angaben enthält.

Stativstempel sind schwerer als Kunststoffstempel. Zudem muss beim Herunterdrücken etwas mehr Kraft aufgewendet werden. Die Rädchen, mit denen das Datum eingestellt wird, können im Laufe der Zeit verschmutzen oder klemmen.

Da die Stativstempel mit einem Datumband versehen sind, können sie nur über einen Zeitraum von maximal zwölf Jahren genutzt werden. Danach ist es durchaus sinnvoll, zumindest für die Jahresanzeige ein neues Datumband zu erwerben. Bei dieser Gelegenheit sollten Sie auch gleich die anderen Datumbänder austauschen, damit diese ein einheitliches Aussehen erzielen.

Colop Eingangsstempel - Nutzungsmöglichkeiten

Posteingangsstempel werden in vielen Bereichen genutzt. So wird die Einhaltung der Fristen unter anderem bei

  • Einsprüchen gegen Urteile und Beschlüsse,
  • Strafbefehle,
  • Verfügungen einzelner Ämter,
  • Einsprüchen gegen den Steuerbescheid,
  • Im Mahnverfahren,
  • Kündigung von Bankkonten,
  • Bei notariellen Verträgen und
  • Kaufverträgen

kenntlich gemacht, um nur ein paar Beispiele zu benennen. Aber auch der Eingang neuer Aufträge und Anfragen lässt sich so taggenau kennzeichnen.

Synonyme

Colop Stempelautomaten, Colop Stempelplatten, Stempelautomat, Colop Datumstempel, Eingangsstempel, Colop Eingangsstempel, Datum Stempel, Posteingangsstempel, Selbstfärbestempel,


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