Behördenstempel

In Behörden kommen eine Vielzahl an Stempeln zum Einsatz. So müssen beispielsweise die Eingangspost, die Buchung von Zahlungen, aber auch die Korrektheit von Schriftstücken mittels Stempel bestätigt werden. In vielen Abteilungen kommen werden zudem Dienstsiegel genutzt, die auf wichtigen Urkunden und Schriftstücken nicht fehlen dürfen. Letztere bezeichnete man früher allgemein als Behördenstempel.

Aufbau

Wahlweise als Holzstempel oder Stempelautomat

Behördenstempel können sowohl aus Holz als auch aus Kunststoff gefertigt werden. Während es sich bei den Modellen aus Holz um einen Stempelkopf mit daran verleimter Stempelplatte handelt, die ein zusätzliches Stempelkissen benötigen, ist dieses bei den aus Kunststoff bestehenden Selbstfärbestempeln bereits integriert. Hier fährt die Stempelplatte bei Druck von oben auf das zu bestempelnde Schriftstück herunter, hinterlässt dort den Abdruck und dreht sich dann während der Rückwärtsbewegung wieder um 180 Grad. Hier hat die Platte direkten Kontakt zum Stempelkissen.

In Behörden werden zudem Paginierstempel eingesetzt, die eine durchgehende Nummerierung von Aktenseiten, aber auch von Buchungsvorgängen ermöglichen. Diese Stempel verfügen ebenfalls über ein integriertes Stempelkissen, werden allerdings aus Metall gefertigt und sind somit etwas schwerer.

Dienstsiegel mit rundem Aufbau

Dienstsiegel werden generell aus Holz gefertigt. Sie sind mit einer Nummerierung versehen, die es ermöglicht, den jeweiligen Nutzer festzulegen und bei Bedarf herauszufinden. Diese Stempel dürfen nur von einem festgelegten Personenkreis genutzt werden. Um den Abdruck eines Dienstsiegels aufbringen zu können, ist ein zusätzliches Stempelkissen notwendig.

Vorteile

Hier kommt es natürlich auf die jeweilige Verwendung des Behördenstempels an. Entscheidet man sich für Selbstfärbestempel, so können diese jederzeit eingesetzt werden.

Auch Adressstempel oder Absenderstempel der Behörde lassen sich in sämtlichen Abteilungen einsetzen. Diese können zur Not auch als Visitenkartenersatz dienen, wenn der betreffende Sachbearbeiter eine solche derzeit nicht vorrätig hat.  

Dienstsiegel sind mit einer Nummerierung versehen und dürfen nur von dem jeweiligen Personenkreis genutzt werden. So kann es durchaus sein, dass ein Dienstsiegel nur von einer Person eingesetzt werden darf. So wird sichergestellt, dass diese Person die Unterlagen wirklich in den Händen gehalten und kontrolliert hat.

Nachteile

Viele Behördenstempel sind auf die jeweilige Abteilung abgestimmt. So kommen beispielsweise im Grundbuchamt andere Stempel zum Einsatz als in anderen Abteilungen der Gerichtsbarkeit. Im Jugendamt werden teilweise ebenfalls andere Stempel benötigt als beispielsweise im Ordnungsamt. Ein Austausch der Stempel innerhalb einer Verwaltung ist also nur im begrenzten Rahmen möglich.

In sämtlichen Behörden, aber auch bei Notaren werden Dienstsiegel genutzt, deren Nutzeranzahl aber streng limitiert ist. Ist diese Person nicht anwesend, muss die Beurkundung der Schriftstücke gegebenenfalls etwas länger warten, sofern keine adäquate Vertretung bereitsteht.

Behördenstempel - Nutzungsmöglichkeiten

Protokollierung von Vorgängen

Behördenstempel erfahren vielfältige Nutzungsmöglichkeiten. So werden Dienstsiegel beispielsweise bei der Protokollierung von Verträgen durch den beauftragten Notar, aber auch bei der Beglaubigung von Unterlagen eingesetzt. Auch amtliche Bekanntmachungen, Urteile, Beschlüsse und dergleichen mehr tragen ein solches Siegel. Müssen Räume versiegelt werden, so wird in solch einem Fall ebenfalls ein Dienstsiegel aufgebracht.

Nummerierung von Vorgängen

Für die Verbuchung von Zahlungen und der durchlaufenden Nummerierung von Akten werden unter anderem Numeroteure beziehungsweise Paginierstempel eingesetzt.

Terminisierung von Vorgängen

Die eingehende Post muss mit einem Eingangsstempel, der unter anderem das aktuelle Datum und eventuell die jeweilige Abteilung enthält, versehen werden. Diese dienen unter anderem als Beweis dafür, ob vorgegebene Fristen eingehalten wurden.

Synonyme

Behördenstempel, Datumsstempel, Dienstsiegel, Siegelstempel, Paginierstempel, Numeroteure, Adressstempel, Absenderstempel, Posteingangsstempel


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